Si vienes a por una furgoneta o un camión para trabajar, esto te interesa. El 5 de octubre de 2026 entra en vigor un cambio que afecta a mucha gente que alquila vehículo comercial y que, por lo que estamos viendo en mostrador, casi nadie tiene todavía en el radar.
Vamos al grano: el documento de control administrativo del transporte de mercancías por carretera pasa a ser obligatoriamente digital. Se le llama DeCA. Y a partir de esa fecha, llevarlo en papel equivale, en la práctica, a no llevarlo.
Lo primero, y esto tranquiliza a más de la mitad de quien lo lee: puede que a ti no te afecte. Vamos a dejar claro el corte.
¿Te afecta o no? El corte, en dos preguntas
La norma se aplica al transporte público de mercancías: el que se hace para otros y cobrando, con la correspondiente autorización de transporte. Con esto en la mano:
NO necesitas DeCA si mueves mercancía tuya. Es lo que la ley llama transporte privado complementario: llevas material de tu propia empresa como apoyo a tu actividad. El carpintero que alquila una furgoneta para llevar sus muebles a una obra, la tienda que reparte su propio género, quien se lleva su maquinaria a un montaje. Eso está exento. Ojo: sigues teniendo que poder acreditar que la mercancía es tuya y que ese transporte es complementario a tu actividad (artículo 102.2 de la LOTT), pero DeCA no.
SÍ necesitas DeCA si transportas mercancía de un tercero cobrando por ello, con tu autorización de transporte. Y aquí viene lo importante para nosotros: da igual que el vehículo sea alquilado. La obligación va contigo, que eres el transportista, no con el vehículo ni con nosotros. Si alquilas una furgoneta para cubrir un pico de trabajo, para sustituir la tuya mientras está en el taller o para una campaña de temporada, esos portes necesitan su DeCA igual que si los hicieras con tu vehículo.
Además, siguen fuera de la obligación (igual que estaban en papel):
- Las mudanzas.
- La paquetería y similares: recogida y reparto de pocos bultos que maneja una persona con los medios del propio vehículo.
- El transporte internacional, que se rige por sus convenios (el CMR), no por el DeCA.
- El traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales.
- Los transportes que no requieren autorización.
Y no, no hay distancia mínima: un porte de quince kilómetros cuenta igual que uno de quinientos.
Si tu caso no encaja del todo en ninguno de los anteriores, hay un test gratuito de tres preguntas que resuelve la duda en un minuto.
El detalle que más problemas va a dar en un alquiler: la matrícula
Este es el motivo de fondo por el que te escribimos esto.
Entre los datos obligatorios del documento está la matrícula del vehículo (tractora y remolque o semirremolque, si va articulado). O sea: el DeCA lleva escrita la matrícula del vehículo que alquilas, no la del tuyo.
De ahí salen dos consecuencias muy prácticas:
- Genera el documento con la matrícula que te llevas de aquí, no con la del vehículo que tienes en el taller. Parece obvio; es el fallo número uno.
- Si cambias de vehículo a mitad de servicio, el cambio tiene que constar. Una avería, una sustitución que te damos nosotros, un cambio de última hora: el documento se modifica —o se emite uno nuevo, hay dos formas válidas— y hay que hacerle llegar el documento actualizado al conductor. No vale seguir con la matrícula vieja.
Por si queda la duda: nosotros no somos el transportista a efectos de este documento, aunque el vehículo sea nuestro. El transportista efectivo es quien realiza el transporte con su autorización. Nosotros te alquilamos el vehículo y te damos su documentación; el DeCA lo generas tú.
Qué lleva el documento
Son ocho datos, ni uno más:
- El cargador (quien te contrata el porte): nombre o razón social, NIF y domicilio.
- El transportista (tú): nombre o razón social y NIF.
- Origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía. Si el peso es difícil de determinar, vale otra magnitud: palets, metros cúbicos, unidades.
- La autorización especial de circulación, si el transporte va amparado por una.
- La fecha del transporte.
- La matrícula o matrículas.
- Observaciones, solo si alguna de las partes las pide.
Dos reglas de tiempo que conviene grabarse: el documento se genera antes de empezar el transporte, no al llegar ni cuando te paran. Y el conductor tiene que llevar su copia, electrónica o impresa, desde que arranca.
«Ya lo llevo en papel, lo escaneo y listo»
No vale, y es el error más caro que estamos oyendo.
La norma no pide un papel digitalizado: pide un documento nacido digital, en PDF, con un código QR impreso en él y una dirección de internet única desde la que se descargue directamente en un control. Una foto o un escaneo del albarán de siempre no cumple.
Qué pasa si te paran sin él
Sin dramatizar, porque hay mucho alarmismo suelto estos días: no existe una multa creada específicamente para el DeCA. Se aplica el régimen sancionador de siempre de la LOTT, donde carecer del documento de control, o que le falten datos esenciales, puede constituir infracción grave, con una multa habitual de 401 a 600 €.
Lo que sí conviene saber es que se aprecia por envío y por control: si llevas varias expediciones en el mismo viaje, un acta puede recoger varias infracciones. Y que, más allá de la multa, está el coste real de una inmovilización del vehículo hasta regularizar: la jornada parada suele doler más que la sanción.
Cómo generarlo sin complicarte
Aquí la buena noticia: esto se resuelve en un par de minutos desde el móvil, en la misma oficina, antes de arrancar.
Nosotros usamos y recomendamos DecaClick, que está hecho justo para esto: rellenas los datos del envío y te devuelve el PDF con su QR y su enlace, listo para mandárselo al conductor por WhatsApp. Se puede generar gratis y sin registrarse, así que puedes probarlo ahora mismo con un porte real y ver en qué consiste. Si trabajas a diario, con una cuenta gratuita tienes cinco documentos al mes y los planes de pago empiezan en 6,90 € al mes.
Un consejo práctico si alquilas con nosotros: genera el DeCA cuando ya tengas la llave en la mano y la matrícula delante. Te ahorras la modificación posterior, que es el trámite que más se lía.
Resumen en cinco líneas
- Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control es digital. No hay prórroga anunciada.
- Si mueves mercancía tuya, no te afecta. Si transportas para otros cobrando, sí.
- La obligación es del transportista, aunque el vehículo sea de alquiler.
- El documento lleva la matrícula del vehículo alquilado, y el cambio de vehículo debe constar.
- Se genera antes de salir, y el conductor lleva su copia.
Este artículo es informativo y no sustituye al texto oficial del BOE ni al asesoramiento profesional. La regulación es la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, la Orden FOM/2861/2012 y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con tu asesor o con la administración de transporte de tu comunidad autónoma.
